मध्यप्रदेश में 25 नवंबर को होने वाले विधानसभा चुनाव के लिए तैनात किए जाने वाले लगभग साढ़े तीन लाख अधिकारी-कर्मचारी डाक मत पत्र के जरिए अपने मताधिकार का उपयोग करेंगे। इसके लिए मुख्य निर्वाचन पदाधिकारी कार्यालय ने व्यापक पैमाने पर तैयारियाँ प्रारंभ कर दी हैं। चुनाव डयूटी करने वाले अधिकारियों-कर्मचारियों के अलावा 19 हजार 669 सर्विस वोटर भी डाक मत पत्र का इस्तेमाल करेंगे। ये वोटर राज्य के बाहर सेवारत हैं। इसके अलावा चुनाव डयूटी में लगने वाले वाहनों के लगभग 18 हजार ड्राईवर, क्लीनर, हेल्पर को भी डाक मत पत्र दिये जाएंगे।
विधानसभा निर्वाचन क्षेत्र के रिटर्निंग ऑफिसर सर्विस वोटर को डाक मत पत्र भेजेंगे। सर्विस वोटर में वे शामिल है जो सशस्त्र बल के सदस्य, ऐसे बलों के सदस्य जिन पर सेना अधिनियम 1950 के उपबंध उपांतरणों सहित या रहित लागू किये गये हैं, राज्य के सशस्त्र पुलिस बल के सदस्य जो राज्य से बाहर सेवा कर रहे हैं और ऐसे व्यक्ति जो भारत सरकार के अधीन देश के बाहर किसी पद पर नियोजित है। विधानसभा चुनाव के लिए डाक मतपत्र गुलाबी कागज पर मुद्रित होंगे। डाक मत पत्र में प्रत्येक अभ्यर्थी का नाम उसकी दल संबद्धता एक खाने में अंकित होगी। सामान्य तौर पर एक स्तंभ में अभ्यर्थियों की संख्या 9 से अधिक नहीं होगी। किसी भी दशा में यह संख्या 15 से अधिक नहीं होगी। कोई भी प्रतीक चिन्ह डाक मत पत्र पर छापा नहीं जाएगा। डाक मत पत्र हिन्दी-अंग्रेजी भाषा में मुद्रित होंगे।
उन सभी सेवा मतदाताओं को डाक मत पत्र भेजे जाएंगे, जिनके नाम निर्वाचक नामावली के अंतिम भाग में शामिल है। निर्वाचन अधिकारी सेवा मतदाताओं के लिए डाक मत पत्रों की छपाई तथा बाद में उसे भेजने का प्रबंध करेंगे। डाक मत पत्रों की छपाई, अभ्यर्थिता वापसी के आखिरी घंटे के बाद के 24 घंटे के अंदर पूर्ण होगी तथा उनके भेजे जाने का कार्य अगले 24 घंटे के अंदर होगा। जिले में पदस्थ आयोग के पर्यवेक्षक डाक मत पत्र की पूरी प्रक्रिया पर निगरानी रखेंगे तथा डाक मत पत्र भेजने के बाद उसकी रिपोर्ट आयोग को भेजेंगे। विदेशों में सेवा नियोजित मतदाताओं को डाक मत पत्र हवाई डाक द्वारा भेजे जाएंगे। पोस्टल (डाक) विभाग ने प्रत्येक आर.ओ. स्तर पर एक नोडल ऑफिसर भी नियुक्त किया है।
रिटर्निंग ऑफिसर मतदान डयूटी पर तैनात होने वाले शासकीय कर्मचारियों, पुलिस और सुरक्षा कर्मियों को डाक मत पत्र जारी करने के साथ ही डाक मत पत्र को वापिस प्राप्त करने का कार्य करेंगें। चुनाव डयूटी करने वाले सरकारी कर्मचारियों का पूरा विवरण रखा जाएगा, जिसमें विधानसभा निर्वाचन क्षेत्र, नाम, क्रमांक तथा स्थान जहाँ वे मतदाता सूची में पंजीकृत है, शामिल रहेगा। चुनाव डयूटी करने वाले कर्मचारियों को प्रशिक्षण के पहले दिन फार्म 12 भरकर जमा करवाना होगा। डाक में विलंब के कारण होने वाली असुविधा को ध्यान में रखते हुए आयोग ने ऐसे मतदाताओं के लिए डाक मत पत्र वापिसी के संबंध में प्रणाली निर्धारित की है।
डयूटी वाले मतदाता रिटर्निंग ऑफिसर/सहायक रिटर्निंग ऑफिसर से डाक मत पत्र प्राप्त करने के बाद उसी समय अपने प्रत्याशी का चयन मतपत्र पर अंकित कर उसे ‘डाक मत पत्र सुविधा केन्द्र’ पर जमा करवायेंगे। इस मामले में गोपनीयता का पूरा ध्यान रखा जाएगा। मतदाता जब सुविधा केन्द्र पहुँचेगा तब उसे अधिकृत अधिकारी की मौजूदगी में फार्म 13-5 को सत्यापित करना होगा। निर्धारित प्रकिया के बाद मत पत्र को ड्राप बॉक्स में डाला जाएगा। डाक मत पत्र सुविधा केन्द्रों में सुरक्षा व्यवस्था का समुचित इंतजाम रहेगा।
सुरक्षाकर्मियों द्वारा डाक मतदान किए जाने के संबंध में पुलिस अधीक्षक जिलावार नोडल ऑफिसर की नियुक्ति करेंगे। नोडल ऑफिसर सभी पुलिसकर्मियों की सूची बनाएंगे, जिसमें उनका नाम, सर्विस पहचान पत्र क्रमांक, निर्वाचन क्षेत्र क्रमांक, आदि विवरण रहेगा। पुलिसकर्मी अलग-अलग क्षेत्र में डयूटी होने की वजह से उसी दिन अपने मत का प्रयोग नहीं कर पाते, इसलिए निर्णय लिया गया है कि पुलिस कर्मी डाक मत पत्र द्वारा मतदान करेंगे।
चुनाव डयूटी में लगने वाले वाहनों के ड्राईवर, क्लीनर, हेल्पर भी डाक मत पत्र का उपयोग करेंगे। इनके पास भी निश्चित समय-सीमा तक फार्म-12 पहुँचेगा। ड्राईवर और क्लीनर का सम्पूर्ण विवरण सीईओ द्वारा अनुमोदित करवाए जाने के निर्देश भी दिए गए हैं, ताकि पूरे प्रदेश में इस कार्य की एकरूपता बनी रहे। ड्राईवर-क्लीनर के लिए एक टाईम टेबिल बनाया जाएगा, जिसमें एक निश्चित समय-सीमा तय होगी, जिसके अंतर्गत डाक मत पत्र के आवेदन को प्राप्त किया जाएगा। यह भी स्पष्ट किया गया है कि फार्म 12 में डाक मत पत्र में पता मतदाता का स्वयं का हो न कि किसी दूसरे का पता। ऐसे मतदाताओं की सुविधा के लिए जो किसी भी श्रेणी के मतदाता हो और जिन्हें डाक मत पत्र जारी किया गया हो, उनके लिए प्रत्येक आर.ओ. के पास सुरक्षा लॉक के साथ सील्ड विशेष बक्सा होगा तथा कोई भी मतदाता अपना चिन्हित डाक मत पत्र सील्ड कवर में डाल सकेगा। कोई भी मतदाता जिसके नाम के आगे पीबी अंकित है, को मतदान केन्द्र में मतदान करने की किसी भी परिस्थिति में इजाजत नहीं होगी।